کوتاه و مفید: Malibu 2016 5 خودروی سدان خانوادگی است که یک آمریکایی می تواند بسازد.

من نمی توانم با تو کار کنم! شماره سوم

۱۵۷۰
Vote up!
لغت نامه

در این مجموعه مطالب که در چند شماره خدمتتان خواهد رسید سعی دارم چند مطلب و راه حل کاربردی و تجربه شده را که خودم از آن ها جهت حل مسايل و مشکلات کاری در محل کار و کسب استفاده کرده ام را مطرح کنم.

یکی از مهمترین چالش ها در محیط های کاری کوچک و بزرگ عدم نزدیکی استانداردها و باید و نباید های کاری بین دو همکار، بین رییس و مرئوس و میان بخش های دیگر است. شما صاحب یک مغازه کوچک باشید که تنها یک شاگرد دارید و یا حتی فقط خودتان در آنجا مشغول هستید، و یا صاحب کارخانجات چند ملیتی با هزاران کارمند، حتما با این مشکل روبرو هستید. البته در حالت دوم حتما به خواندن این مطلب مشغول نخواهید بود!
هدف در این مجموعه مطالب با عنوان من نمی‌توانم با تو کار کنم این است که در اختصار چند مطلب مفید را انتقال دهیم. به همین دلیل از اطناب بحث می‌پرهیزم و به اصل مطلب می‌پردازم.

 

سومین راه حل : من باید چکار کنم؟

 

در ادامه دو راه حل قبلی باید بگویم همه آدمها آنقدر باهوش نیستند که بدانند در موقعیت جدید باید چه کنند و یا چگونه رفتار کنند؟ من به عنوان یک مدیر، مسئول، رییس و یا حتی همکار وظیفه دارم که همه را نادان فرض کنم و سعی کنم با ساده ترین زبان ریزترین نکات را برای او بازگو کنم. البته این قضیه استثنا هم دارد، اما با استثنائات کاری نداریم. اساسا یکی از مبانی مدیریت سازمانی مشخص کردن شرح مسئولیت ها و ظایف فردی در سازمان است. این مطلب با کتابچه آیین نامه داخلی متفاوت است چرا که در آنجا به تبیین قوانین و باید ها و نبایدها می پردازیم و لی در اینجا هدف ما شرح عملکرد فردی است. یعنی من اگر دارای کارمندانی در پست ها و با رده ها گوناگون هستم باید هرکدام از آنها بدانند چه وظیفه ای دارند و به شکل روتین باید چکاری انجام دهند. انجام این کار فواید بسیاری دارد:

 

۱. جلوگیری از موازی کاری

۲. جلوگیری از مداخلات در امور یکدیگر

۳. شفاف سازی مسیر حرکت فرد در سازمان و نحوه کمک او به ما

۴. مستند سازی و ایجاد قابلیت ارجاع

۵. امکان بازخواست فرد در مواردی که بر خلاف وظایف عمل شده است.

 

و بسیاری فواید دیگر که ما در اینجا تنها به ذکر برخی از اهم آنها پرداخته ایم. بسیاری از ما عادت داریم با ورود کارمند جدید در یک پست دوباره از بای بسم الله همه چیز را بیان کرده و اینکار هم برای ما و هم برای طرف مقابل فرسایش ایجاد میکند. اما با مشخص شدن شرح وظایف به شکل مستند  و کتوب ما تنها یک برگ کاغذ را در اختیار فرد قرارداده و از او پاسخگویی می‌خواهیم. ضمن اینکه در یک محیط کاری از ایجاد اختلافات سطحی مانند اینکه این کار وظیفه فلانی است نه من ، یا این اشتباه مقصرش فلان کس است نیز جلوگیری کرده ایم  و راه را بریا سو استفاده های احتمالی هم بسته ایم. برای مثال من در محیط کار خود به پست خدماتی نیاز دارم. باید شرح کار فرد را به این شکل تشریح کنیم:

 

عنوان: خدمات

ویژگی ها: دارا بودن توانایی جسمانی، رعایت نظافت شخصی و ....

وظایف:

۱- نظافت محیط کار هر روی نیم ساعت پیش از آغاز کار و نیم ساعت پس از پایان کار

۲- پذیرایی از همکاران دو بار در روز با چای خلال ساعت ۹ تا ۱۰ و خلال ساعت ۳ تا ۴

۳- پذیرایی از مهمانان شخصی و کاری کارمندان و مدیران 

و...

ساعت ورود و خروج: ساعت ۶:۳۰ الی ساعت ۲۰:۰۰

میزان حقوق و مزایا: ماهیانه یک میلیون تومان با تمام مزایای قانونی و بیمه

 

حالا حتی از این متن می توان در زمان استخدام هم استفاده کرد و دیگر نگران تداخل وظایف، عدم وجود شفافیت در سیستم و ... نبود. یادمان نرود هر مسئولیتی را می توان شرح داد و برای هر پستی در محیط کاری میتوان شرح وظایف ایجاد کرد. هیچ گاه نگوییم چرا من باید بگم این کار را بکن. بلکه بگوییم چرا من نباید بگم این کار را انجام بده. اینطور محیط کاری بهتر خواهیم داشت. ما در واقع یک فرهنگ لغت ایجاد میکنیم که هر چیزی در آن تعریف مشخص و معینی دارد.