کوتاه و مفید: باید واقع بین بود و قبول کرد که نقطعه ضعفی وجود دارد.

من نمی توانم با تو کار کنم! شماره چهارم

۱۶۸۱
Vote up!
تنبیه

در این مجموعه مطالب که در چند شماره خدمتتان خواهد رسید سعی دارم چند مطلب و راه حل کاربردی و تجربه شده را که خودم از آن ها جهت حل مسايل و مشکلات کاری در محل کار و کسب استفاده کرده ام را مطرح کنم.
 
یکی از مهمترین چالش ها در محیط های کاری کوچک و بزرگ عدم نزدیکی استانداردها و باید و نباید های کاری بین دو همکار، بین رییس و مرئوس و میان بخش های دیگر است. شما صاحب یک مغازه کوچک باشید که تنها یک شاگرد دارید و یا حتی فقط خودتان در آنجا مشغول هستید، و یا صاحب کارخانجات چند ملیتی با هزاران کارمند، حتما با این مشکل روبرو هستید. البته در حالت دوم حتما به خواندن این مطلب مشغول نخواهید بود!

هدف در این مجموعه مطالب با عنوان من نمی‌توانم با تو کار کنم این است که در اختصار چند مطلب مفید را انتقال دهیم. به همین دلیل از اطناب بحث می‌پرهیزم و به اصل مطلب می‌پردازم.
 
چهارمین راه حل : من از عاقبت کار آگاهم!
 
در شماره قبلی بیان کردیم که تدوین و مکتوب کردن شرح مسئولیت ها حرکت بسیار مثبت و اقر بخشی در مسیر ایجاد نظم، جلوگیری از تداخل وظایف، اجتناب از موازی کاری و نیز ایجاد امکان مسيولیت پذیری در افراد همراه با صدور اجازه بازخواست فرد با توجه به وظایف شرح داده شده برای او است.
اما سوالی که اینجا مطرح است این که اگر در صورت شفافیت و حتی مکتوب بودن این مورد، بازهم شاهد اختلال در روند کار توسط کارمندان یا همکاران در محیط کار باشیم و یا باز هم ببینیم که ایرادات و اشتباهات عمدی و غیر عمدی به صورتی فاحش میزان کارآیی فرد را کاهش داده و بهره وری محیط کار را پایین آورده است باید چه کرد؟

در اینجا به نکته ای می‌رسیم که شاید چندان دلچسب نباشد اما ضرورت یک محیط کار منظبط یا حتی دوستانه و صمیمی است.

تنبیه و جریمه

البته شاید این کلمه کمی کودکانه و دور از ذهن به نظر برسد. اما ناگزیریم. چرا که فرد بعد از آن که دانست باید چه کاری را انجام دهد و در حوزه وظایف خود مسئول چه اموری است باید بداند بالاتر از این ها آن است که این وظایف را به نحو احسن انجام داده و از بروز خلل در آن جلوگیری کند. اما اگر این امر رخ نداد و در کار به هر نحوی اشکالی و اشتباهی رخ داد باید به عواقب آن آگاه بوده و پذیرای آنها باشد.
مدیر باید با تحلیل و بررسی انواع خطاها و میران اثرگذاری آنها به رده بندی و سطح بندی آنها اقدام کند . شدت برخورد متناسب به نوع خطا باشد. گاهی یک خطای سهوی با یک تذکر ساده اصلاح می شود و گاهی حتی با اخراج فرد نیز محموعه متضرر می ماند. البته این سطح بندی بیانگر عدالت و نوع نگاه منصفانه به خطا نیز است که این خود یک دلگرمی مثبت برای محیط کار است.
به مثال زیر توجه کنید:
 
خطاهای سطح یک
شرح: این نوع خطا به صورت سهوی رخ داده و برای بار اول است که فرد مرتکب آن میشود. این اشتباه دامنه ای در حد درون سازمان داشته و حتی به روند کار دیگران نیز صدمه نزده و تنها برای خود فرد مشکل ایجاد میکند.

نوع برخورد: در اینجا باید با تذکر شفاهی با فرد خاطی برخورد شده و از او خواست که با دقت بیشتر از بروز دوباره جلوگیری کند.
 
خطاهای سطح دو
شرح:این سطح شامل آن دسته از اشتباهاتی است که عمدا یا سهوا رخ داده و باعث وارد شدن خسارت مادی به مجموعه و یا ایجاد اختلال در روند کار سایر همکاران شده است. یعنی حوزه درون سازمانی دارد.
در اینجا باید با برگزاری جلسه به بررسی نوع و میزان خسارت وارده اقدام کرده و با صلاحدید مدیران برای فرد خاطی طبق دستورالعمل زیر جریمه ای در نظر گرفته شود.

خسارت ناچیز
در این حالت فرض بر رخداد یکباره است.در این حالت ضمن دعوت فرد برای تذکر شفاهی، درج در پرونده نیز صورت گرفته و ۲۵ درصد کل مبلغ خسارت از حقوق فرد کسر خواهد شد.

خسارت محسوس
در این حالت فرض بر رخداد دوباره است.درج کتبی در پرونده ضمن تذکر شفاهی به فرد و گرفتن تعهد کتبی نسبت به عدم بروز دوباره اشتباه لازم بوده و نیز ۵۰ در صد از کل مبلغ خسارت از حقوق وی کسر خواهد شد.

خسارت چشمگیر
در این حالت فرض بر رخداد سه باره است.درج کتبی در پرونده و تذکر شفاهی و دریافت تعهد کتبی اقدامات لازم برای برخورد با این نوع خطا است. در این مورد لازم است تا ۱۰۰ درصد مبلغ از حقوق فرد کسرشود.
 
خطاهای سطح سه
شرح: این خطا دارای ضرر مادی و معنوی چشمگیر بوده و دارای برد برون سازمانی است. ممکن است این اتفاق در برخورد با مشتریان و یا هر خطایی که به اعتبار شرکت مربوط باشد رخ دهد.

نوع برخورد: باید بدون اغماض فرد خاطی از مجموعه اخراج شده و البته این مسئله قبلا در جلسه ای مدیریتی بررسی شود و با توجه به صلاحدید برخورد مناسب با آن اتخاذ شود
 
چنانچه می بینید همه چیز شفاف شده و کارمند یک کارگر می داند چه عواقبی در انتظار خطای احتمالی است . ضمن اینکه با اجرای صحیح و محکم آن افراد می دانند که هیچگونه تفاوتی میان آنها و باقی افراد شاغل در مجموعه نبوده و حتی سطوح مدیریتی نیز شامل این آیین نامه خواهند بود و این خود نمونه ای از اعمال عدالت اداری در محیط کار است.

ما باید با توجه به انواع شخصیت های موجود در محیط کار برای افزایش بهره‌وری برنامه ریزی کنیم. و تنبیه برای آن دسته از افراد است که بیشتر باید از چیزی هراس داشته باشند تا اینکه به چیزی امیدوار. عامل نجات بخش برای این افراد هراس است. این مکتوب می تواند همراه با شرح مسئولیت ها به همان آیین نامه ابتدایی این مقالات ملحق شده و مجلدی ارزشمند برای سازمان ایجاد کند.